Onze aanpak voor AI-automatisering.
Van eerste procesanalyse tot een schaalbare werkstroom — dit is hoe we jouw team week na week uren teruggeven.
De meeste AI-projecten stranden niet op de techniek, maar op de aanpak. Een tool wordt aangeschaft, een proces wordt half geautomatiseerd, en wat overblijft is een systeem dat niemand vertrouwt. Wij werken anders.
Bij WerkstroomAI volgen we een vaste route in vier fasen: Ontdekken, Ontwerpen, Bouwen en Doorgroeien. Elke fase heeft een helder doel, concrete deliverables en een vooraf bekende doorlooptijd — zodat je op elk moment weet waar je staat en wat je terugkrijgt.
Onze filosofie is simpel: klein starten met één proces dat meetbaar tijd of fouten bespaart, snel een werkend resultaat opleveren, en pas daarna uitbreiden. Geen maandenlange voortrajecten, geen black box, geen vendor lock-in. Een eerste werkstroom staat gemiddeld binnen 4 tot 6 weken live.
Ontdekken
We brengen je werkprocessen in kaart en zoeken de plekken waar AI het meest oplevert. Geen aannames — we rekenen het besparingspotentieel concreet door.
Ontwerpen
Een blauwdruk met heldere stappen, integraties en een verwachte besparing — inclusief wat de AI doet bij uitzonderingen. Voordat er een regel code is geschreven.
Bouwen
We bouwen de werkstroom, koppelen je systemen en testen tegen je echte data. Je ziet het werk wekelijks groeien en kunt onderweg bijsturen.
Doorgroeien
Na livegang monitoren we, optimaliseren we en breiden we uit. De werkstroom blijft soepel — ook als je organisatie verandert.
Ontdekken
Voordat er iets gebouwd wordt, moeten we begrijpen hoe je nu werkt. In de ontdekfase brengen we je processen in kaart, sporen we knelpunten op en rekenen we uit waar AI-automatisering de meeste tijd of foutreductie oplevert.
- Doorlooptijd
- 1-2 weken
- Jouw rol
- 2-3 gesprekken van een uur en toegang tot de relevante systemen.
Wat we doen
- Procesintake: we lopen je huidige werkwijze stap voor stap door.
- Knelpuntenanalyse: waar lekt tijd weg, waar ontstaan fouten?
- Databronnen inventariseren: welke systemen en formaten zijn in het spel?
- Besparingspotentieel berekenen: een onderbouwde ROI-inschatting.
Wat je krijgt
- Een proceskaart: visueel overzicht van je huidige werkstroom.
- Knelpuntenrapport met prioritering.
- ROI-prognose op maat.
Ontwerpen
Met de proceskaart in de hand ontwerpen we de werkstroom. Geen losse AI-tool, maar een doordacht geheel: welke stappen, welke koppelingen, en — minstens zo belangrijk — wat er gebeurt als iets niet volgens het boekje gaat.
- Doorlooptijd
- 1-2 weken
- Jouw rol
- Het ontwerp reviewen en akkoord geven voordat we gaan bouwen.
Wat we doen
- Blauwdruk: het technische ontwerp van de werkstroom.
- Integraties specificeren: welke systemen koppelen we, en hoe?
- Uitzonderingsscenario's uitwerken: wat doet de AI bij twijfelgevallen?
- Beveiligings- en privacylaag ontwerpen, AVG-conform.
Wat je krijgt
- Technisch ontwerpdocument.
- Een wireflow van de werkstroom: stap voor stap visueel.
- Bijgestelde, scherpere ROI-prognose.
Bouwen
Nu wordt het concreet. We bouwen de werkstroom in korte iteraties met regelmatige demo's, zodat je niet aan het eind voor verrassingen staat maar onderweg kunt meekijken en bijsturen.
- Doorlooptijd
- 2-4 weken
- Jouw rol
- Tussentijdse feedback geven en de acceptatietest uitvoeren.
Wat we doen
- Iteratieve ontwikkeling met wekelijkse demo's.
- Systeemkoppelingen realiseren en testen.
- Testen met echte, geanonimiseerde data.
- Fine-tuning van het AI-gedrag op jullie specifieke context.
Wat je krijgt
- Een werkende werkstroom, live in een testomgeving.
- Testrapportage met resultaten en randgevallen.
- Een korte, praktische gebruikershandleiding.
Doorgroeien
Een werkstroom live zetten is geen eindpunt. In de doorgroeifase houden we de prestaties in de gaten, scherpen we bij waar nodig, en kijken we samen welke volgende processen in aanmerking komen.
- Doorlooptijd
- doorlopend
- Jouw rol
- De werkstroom adopteren in je team en terugkoppelen wat beter kan.
Wat we doen
- Livegang-begeleiding en monitoring instellen.
- Alerts bij afwijkingen, zodat problemen vroeg zichtbaar zijn.
- Periodieke optimalisatie op basis van echte cijfers.
- Uitbreiding naar volgende processen, stap voor stap.
Wat je krijgt
- De live werkstroom, beheerd en bewaakt.
- Een dashboard met prestatie-metrics.
- Een groeikaart: welke processen zijn de volgende kandidaten?
gemiddelde tijdsbesparing per klant na livegang.
doorlooptijd op geautomatiseerde processen.
Vragen over de aanpak.
Klaar om jouw proces te laten analyseren?
Het begint met fase 1: een vrijblijvende procesanalyse van 30 minuten. We kijken samen waar AI voor jou meetbaar verschil maakt.