De vraag klinkt simpel: we hebben Microsoft 365, kunnen we daar een interne AI-assistent op bouwen? Het antwoord is ja, maar met een belangrijk onderscheid. Teams en SharePoint zijn allebei deel van Microsoft 365, maar ze doen totaal verschillende dingen als het om een AI-assistent gaat. De ene is een gespreksplatform, de andere is een documentplatform. En dat verschil bepaalt wat voor assistent je krijgt.
Wat Teams biedt voor een interne assistent
Teams is waar mensen samenwerken. De chatkanalen, vergadertranscripties en bestanden die in Teams worden gedeeld, vormen een rijke maar vluchtige kennisbron. Een AI-assistent die op Teams draait, kan vragen beantwoorden over wat er in een kanaal is besproken, welke besluiten er zijn genomen of wie waar aan werkt.
Het voordeel: de assistent staat waar de mensen zijn. Je hoeft geen aparte omgeving te openen om een vraag te stellen.
Het nadeel: de kennis in Teams is vluchtig en contextafhankelijk. Een gesprek van vorige week over een procedurewijziging is geen gedocumenteerd beleid. De assistent kan het gesprek wel samenvatten, maar niet garanderen dat de informatie nog actueel of beleidsmatig juist is. Voor antwoorden die je aan klanten of leveranciers geeft, is dat een risico.
Wat SharePoint biedt voor een interne assistent
SharePoint is het documentplatform. Procedures, handboeken, werkinstructies, formulieren en templates liggen er gestructureerd in bibliotheken met metadata, versiebeheer en toegangsrechten.
Een AI-assistent die op SharePoint is gebouwd, antwoordt op basis van vastgelegde documenten. Dat geeft een fundamenteel ander soort betrouwbaarheid. Wie vraagt "wat is de procedure voor het goedkeuren van een factuur boven de tienduizend euro?" krijgt een antwoord dat terug te voeren is op een vastgesteld document, met bronvermelding.
Het voordeel: controleerbare, actuele antwoorden.
Het nadeel: SharePoint is geen plek waar mensen dagelijks vragen stellen. De assistent heeft een interface nodig die de gebruiker laagdrempelig vindt. Dat kan een chatbot in Teams zijn, een website of een aparte app. De documenten zitten in SharePoint, de gesprekken vinden elders plaats.
| Aspect | Teams | SharePoint |
|---|---|---|
| Type kennis | Gesprekken, chat, gedeelde bestanden | Gestructureerde documenten, beleid, procedures |
| Actualiteit van antwoorden | Afhankelijk van recente gesprekken | Afhankelijk van documentbeheer en versiebeheer |
| Broncontrole | Moeilijk: wie zei wat in welke context? | Eenvoudig: elk antwoord is terug te voeren naar een document |
| Toegangsrechten | Chat- en kanaalrechten | Document- en bibliotheekrechten |
| Beheer | Weinig structuur nodig, veel ruis | Vereist goed documentbeheer |
| Geschikt voor | Interne vragen over projecten, teams, overleggen | Vragen over beleid, procedures, productinformatie |
Bronrechten: het lastigste punt
Het verschil in bronrechten tussen Teams en SharePoint is groter dan veel bedrijven denken. In SharePoint kun je per document of map instellen wie het mag zien. Een AI-assistent die op SharePoint is aangesloten, kan die rechten erven. Dat betekent dat een medewerker uit de verkoop geen antwoord krijgt op basis van HR-beleid dat voor hem is afgeschermd.
In Teams is dat lastiger. Chatgesprekken zijn vaak besloten, maar wie in een kanaal zit, ziet alles. De assistent kan niet eenvoudig differentiëren tussen wat een specifieke medewerker wel en niet mag weten op basis van de gesprekscontext. Voor een grondige uitleg over hoe je dit aanpakt, lees Rechten en bronafscherming in een interne AI-assistent.
Wanneer je extra orkestratie nodig hebt
De standaard Microsoft 365-assistent (Microsoft Copilot) werkt binnen de grenzen van wat Microsoft aanbiedt. Dat is voor veel bedrijven genoeg. Maar op een paar punten loop je tegen beperkingen aan:
- Bronnen buiten Microsoft 365. Staat je kennis in een aparte CRM, een kennisdatabank of in een bedrijfsspecifieke database? Dan heb je orkestratie nodig die die bronnen kan ontsluiten.
- Meerdere assistenten of scenario's. Een assistent voor interne vragen, een voor klantvragen en een die factuurafhandeling bewaakt: die vereisen verschillende bronnen, rechten en workflows. Microsoft Copilot ondersteunt dat niet uit zichzelf.
Op dat punt wordt werkstroomorkestratie relevant. Die laag verbindt de AI-assistent met de bronnen en systemen die Microsoft 365 niet zomaar kan aanboren.
Keuzehulp per scenario
Je hebt vooral vragen over procedures, beleid en vaste documenten. Kies SharePoint als basis. Zet de documenten op orde, regel de rechten en bouw een assistent die op die bronnen antwoordt. De vindbaarheid van de assistent regel je apart, bijvoorbeeld via Teams of een website.
Je assistent moet antwoorden op basis van lopende projecten, overleggen en teamcommunicatie. Teams is dan logischer. Wees je bewust van de beperkingen in broncontrole en actualiteit en gebruik de assistent niet voor antwoorden die extern of juridisch houdbaar moeten zijn.
Je hebt beide nodig. Dat is de meest realistische situatie. Het is goed mogelijk een assistent te bouwen die Teams-gesprekken samenvat voor de actualiteit en SharePoint-documenten raadpleegt voor de controleerbare antwoorden. De uitdaging zit in het samenbrengen van de bronrechten. Hoe je een assistent opbouwt die beide bronnen combineert, staat in Interne AI-assistent bouwen op je kennisbank.
Je hebt bronnen buiten Microsoft 365 of meerdere scenario's. Dan heb je een orkestratielaag nodig die de assistent aanstuurt en de bronnen samenbrengt. De AI-assistenten van WerkstroomAI zijn daar een voorbeeld van: ze combineren kennis uit SharePoint, CRM en externe databronnen in een assistent die rechten respecteert.
Veelgestelde vragen
Kan ik een interne AI-assistent bouwen zonder extra software buiten Microsoft 365?
Ja, met Microsoft Copilot kun je een assistent inrichten die werkt op Teams- en SharePoint-gegevens. De beperking zit in bronnen buiten Microsoft en in geavanceerde rechtenlogica. Voor standaardvragen op basis van Microsoft-data is Copilot een prima startpunt.
Wat is het grootste risico van een assistent op Teams-data?
Dat de assistent antwoorden baseert op verouderde of informele gesprekken. Een opmerking in een Teams-kanaal is geen vastgesteld beleid. Wie de assistent gebruikt voor antwoorden met juridische of financiële gevolgen, moet de bron kunnen controleren.
Hoe combineer ik Teams en SharePoint in een assistent?
Technisch gezien door de assistent beide bronnen te laten bevragen, met duidelijke prioritering: SharePoint-documenten voor controleerbare antwoorden, Teams voor actualiteit en context. De bronrechten moeten per bron worden gerespecteerd. Zie RAG of fine-tuning voor een interne AI-assistent voor de technische afweging.
Voor wie is een SharePoint-assistent geschikt?
Voor teams die veel werken met vaste procedures, werkinstructies en beleidsdocumenten. Denk aan kwaliteitsmanagers, HR-teams, financiële afdelingen en operations-teams die medewerkers willen laten opzoeken in plaats van navragen.
Wanneer heb ik een losse orkestratielaag nodig?
Zodra de assistent bronnen buiten Microsoft 365 moet raadplegen, meerdere scenario's ondersteunt met verschillende rechten, of workflows moet aansturen op basis van antwoorden. In die situatie is werkstroomorkestratie de laag die de assistent en de systemen verbindt.