RPA staat voor Robotic Process Automation: software die de gebruikersinterface van een bestaand programma overneemt. De robot logt in, klikt op knoppen, leest velden en typt gegevens over, precies zoals een medewerker dat doet. Hij begrijpt niets van de inhoud. Hij volgt een vaste route door het scherm, elke keer opnieuw.
Die vaste route verklaart waarom RPA in het ene proces jaren meegaat en in het andere binnen een maand vastloopt. De technische vergelijking met AI staat in AI-automatisering vs RPA: wat is het verschil?. Hier gaat het om de vraag of een software-robot voor een MKB-bedrijf op dit moment verstandig is.
De robot ziet alleen wat op het scherm staat
Een voorbeeld dat in bijna elk RPA-traject terugkomt. De robot moet een klantnummer invullen in een zoekveld. Na de eerste vier cijfers klapt een suggestielijst open die precies over het volgende veld valt. Een medewerker klikt die lijst weg zonder erbij na te denken. De robot typt door in wat volgens zijn route het volgende veld is, en dat is nu de eerste regel van de suggestielijst. Er komt geen foutmelding. Er komt een order op de verkeerde klant.
Dat komt doordat een robot met posities werkt, niet met betekenis. Hij is ingericht op een bepaald venster, een bepaalde resolutie en een bepaalde zoomstand. Zet iemand de taakbalk anders of opent de applicatie in een ander thema, dan schuift alles een paar pixels op. Soms gaat dat goed. Soms klikt de robot consequent naast de knop en blijft hij dat doen tot iemand het merkt.
Waar het in het MKB meestal stopt
In een demo werkt het altijd. In productie komt er een pop-up bij, een leverancier die zijn applicatie bijwerkt, een medewerker die een veld overslaat. De robot kent geen uitzonderingen, want hij kent alleen de route die iemand hem heeft voorgedaan. Wat niet in die route zit, bestaat voor hem niet.
Taken die je een robot kunt geven
Vier kenmerken wijzen dezelfde kant op:
- de volgorde van handelingen ligt vast en verandert zelden
- de invoer heeft altijd hetzelfde formaat, bijvoorbeeld een vast Excel-bestand of een vast formulier
- het volume is hoog genoeg om de inrichting terug te verdienen
- het systeem heeft geen API, geen export en geen bruikbare databasekoppeling
Dat laatste punt is waar veel RPA-voorstellen op stuklopen. Heeft je pakket wel een API of een export, dan is een koppeling goedkoper en stabieler dan een robot die het scherm nadoet.
De andere kant is even duidelijk. Werk waarbij iemand moet beoordelen wat er in een document staat, waar elke leverancier een andere lay-out gebruikt, of waar de input uit vrije tekst bestaat, is geen RPA-werk. Daar hoort een robot niet thuis.
Wat er gebeurt bij een update
De duurste storing is niet de robot die stopt. Het is de robot die blijft draaien terwijl er niets meer gebeurt. Een leverancier hernoemt de knop Opslaan naar Bewaren en zet hem twintig pixels naar links. De robot klikt naast de knop, de applicatie geeft geen fout, en de bot meldt aan het eind van de run dat alle regels zijn verwerkt. Pas als een klant belt over een order die nooit is ingevoerd, komt iemand kijken.
RPA, workflowautomatisering en AI: geen ladder
De drie worden vaak als opeenvolgende stappen gepresenteerd, alsof je van RPA naar AI groeit. In de praktijk zijn het drie manieren om hetzelfde gat te dichten: gegevens van het ene systeem naar het andere krijgen.
Een koppeling via API's is de schoonste route als beide systemen hem bieden. Een schermrobot is de route als een van de systemen niets anders dan een scherm heeft. AI is nodig als de invoer eerst geïnterpreteerd moet worden: een factuur, een mail, een PDF met wisselende opmaak. Bij dat uitlezen is niet elke stap AI: een deel is gewone software, en dat scheelt in betrouwbaarheid.
Voor MKB-bedrijven die meerdere systemen aan elkaar moeten knopen, is werkstroomorkestratie meestal het startpunt: eerst kijken welke koppelingen er al zijn, en pas daarna bepalen of er nog een robot nodig is.
Twee voorbeelden uit de MKB-praktijk
Orderinvoer in een oud pakket. Stel dat een groothandel werkt met een orderpakket uit 2011 dat geen API heeft en waarvan de leverancier geen export meer ondersteunt. De buitendienst levert elke week een Excel aan met orderregels. Een robot voert die regels in, de medewerker controleert wat de robot als twijfelgeval heeft gemarkeerd. Vaste invoer, vast scherm, hoog volume: RPA past hier.
Rapporten uit een leveranciersportaal. Stel dat een inkoper elke maand dezelfde overzichten haalt uit een portaal dat alleen een webinterface heeft. Een robot die inlogt, het juiste menu opent en het bestand downloadt, kent weinig risico zolang hij niets terugschrijft. Dit is de variant waar je mee begint: lezen, niet schrijven.
Wanneer je beter niet begint
Loop deze vragen langs voordat je een RPA-project goedkeurt:
- Heeft het systeem echt geen API of export? Vraag het na bij de leverancier in plaats van het aan te nemen.
- Verandert de interface minder dan twee keer per jaar?
- Is er iemand die de bot na oplevering beheert, ook als de inrichter allang weg is?
- Zijn de uitzonderingen bekend en is er een medewerker die ze afhandelt?
- Is het volume groot genoeg om inrichting en beheer terug te verdienen?
Komen er twee of meer nee uit, dan is RPA waarschijnlijk niet de eerste stap. Welk proces je dan wel als eerste pakt, staat in Welk proces moet ik als eerste automatiseren met AI?. Het algemene invoertraject staat in Stappenplan: een AI-automatisering invoeren.
Gaat het vooral om mensen die te veel tijd kwijt zijn aan zoeken in documenten, mails en beleid, dan is een interne AI-assistent een logischer startpunt dan een schermrobot.
Veelgestelde vragen
Is RPA hetzelfde als robotic process automation?
Ja, RPA is de afkorting. Leveranciers verkopen tegenwoordig vaak intelligent automation, waarbij OCR en een taalmodel aan de robot zijn geplakt. Dat maakt het aanbod breder, maar het scherm besturen blijft hetzelfde werk met dezelfde kwetsbaarheid. Vraag bij zo'n aanbod welke stappen echt door een model gaan en welke script zijn.
Kan RPA facturen verwerken?
Alleen als de opmaak per leverancier vaststaat en er een template per leverancier wordt onderhouden. Komt er een leverancier bij met een eigen layout, dan komt er een template bij. Na twintig leveranciers is dat onderhoud vaak duurder dan documentextractie met AI.
Op wat voor machine draait zo'n robot?
Meestal op een aparte virtuele Windows-machine met een vaste resolutie en een sessie die open blijft. Logt iemand op die machine in, dan vergrendelt de sessie en stopt de bot midden in zijn run. Daarom staan zulke machines in een apart beheerde omgeving en niet op de pc van de administratie.
Wat kost een RPA-licentie?
Dat verschilt sterk per leverancier: sommige rekenen per bot per maand, andere per server of per gelijktijdige sessie. Bij de licentie komt de inrichting per proces en de uren voor beheer. Vraag in een offerte naar de kosten per jaar inclusief beheer, niet alleen naar de licentiekosten van de eerste bot.